Documentación del proceso:
En este documento se plasma la metodología que se adelantó para la construcción del Decálogo de la Gestión de Información. Aquí se describe la ruta de aprendizaje por la que nos desplazamos para obtener el producto final.
1. Estrategia para que todos conozcan el decálogo:
El pasado 30 de Noviembre se inició un trabajo en clase, durante el cual se discutió en grupos y se aclararon algunas dudas iniciales sobre la Filosofía del Proyecto. Posteriormente cada uno de los equipos difundió su trabajo a través de correo electrónico y se realizaron aportes a cada uno de los 7 puntos suministrados el primer día de trabajo. De esta divulgación surgió una propuesta para todo el grupo que fue presentada en clase el sabado 02 de diciembre. Durante esta clase se discutieron 3 aspectos adicionales que no se encontraban contemplados en el trabajo general. Se decidió iniciar nuevamente la realización de esta actividad pero ahora apoyados por la herramiente Wiki. Esta herramienta ha proporcionado algunos beneficios adicionales que permiten difundir de manera más eficiente la información de los participantes y conocer de igual manera su experiencia con el objetivo planteado por el taller. (Andrés Gordillo)
Aunque el proceso fue apliamente divulgado, es de notar que no todos los integrantes del curso NO participaron,luego algo nos faltò para lograr la motivaciòn suficiente de todos, claro sin contar los que tenian que crear su propia decàlogo. Lo importante es que para la pròxima actividad logremos mejores resultados en cuanto a la participaciòn.(Flor Nancy Dìaz)
2. Forma de Negociación:
La Negociación se realizó en la marcha a medida que se construía el decálogo.(Manuel Chacón). Estoy de acuerdo en que falto definir el criterio de negociación para eliminar algún aspecto del decalogo ó cambiarlo por otro, como no se acordó se hieren susceptibilidades cuando se elimina el aporte de un miembro de la comunidad. (Herly Suárez)
Creo que la negociación durante la creación del decálogo no fue la mejor debido a que se realizó por este medio, no hay un ambiente propicio para debatir y llegar a comunes acuerdos, puesto que no se escuchan o no se documentan en su totalidad los argumentos por los cuales se efectuan dichos cambios.
No existió negociaciòn entre los grupos. Se dió el debate al interior de los grupos de trabajo, pero no entre los distintos equipos de trabajo. (Juan Manuel Gaviria L.)
En realidad falta madurar en la forma de negociar cuando se trabaja con diferentes grupos. Para realizar el decálogo no se negoció que aspectos se deben o no eliminar, simplemente cada uno fue escogiendo el punto que quería completar o modificar. Pienso que inicialmente, para la experiencia que tenemos y la comunicación que hasta ahora en el curso está evolucionando, fue una estrategia práctica y efectiva para obtener resultados, estoy de acuerdo que puede ser mejor, pero esto, como todo, se va dando con el tiempo y la práctica.(Adriana Morales)
Una herramienta muy importante y, por mala fortuna, desaprovechada durante el proceso de negociación es el chat, el cual, por cierto, promovió bastante Yady. En lo que a mi respecta no lo pude usar debido a restricciones en el proxy del sitio donde trabajo. La enseñanaza que obtengo es que se deben usar al máximo las herramientas con las que se cuenta. No obstante, las herramientas por si solas no garantizan el éxito de un proyecto. (Daniel Miranda)
Considero que por ser la primera vez que participabamos en un proceso de colaboraciòn de equipo, no hubo claridad y mucho menos negociaciòn entre los grupos de trabajo, sin embargo el proceso nos ayudò sirvio para que en pròximas ocasiones planeeemos mejor la estrategia a seguir, ya que pudimos haberlo realizado en menor tiempo. (Flor Nancy Dìaz)
3. Forma de adicionar o eliminar Puntos del decálogo:
Inicialmente algunos participantes incluyeron puntos que no se encontraban contemplados en el compendio inicial. A partir de esto y a medida que se iban generando opiniones al respecto, los demás participantes aportaron sus ideas para complementar los puntos del Decálogo y así culminar el proyecto final. (Andrés Gordillo)
Considero que no es la mejor forma de elaborar un producto de información, simplemente se borra un párrafo sin discusión, sin que el autor pueda defender su posición.(Diana Eslava)
Considero que debemos definir claramente las reglas de juego cuando se desea eliminar un comentario. Primero se deberìa debatir y justificar las razones para hacerlo. La persona que originò el documento tambièn tiene derecho a preservar su contenido. (Juan Manuel Gaviria L.)
Estoy totalmente de acuerdo con mis compañeros, ya que uno puede llegar a herir susceptibilidades por la modificación de un párrafo o eliminación de texto en el mismo. (Carolina Rodríguez)
Comparto todas las opiniones, falto definir una metodología de debate donde se justifique los diferentes puntos de vista y se llegue a un acuerdo, pero lo importante es que en la mayoría de los casos se respeto la opinión de todos los participantes y se desarrollo con el interés de aportar de manera constructiva y colaborativa.(Jaime Quiroga)
En mi perspectiva se hizo evidente la falta de un equipo de 2 o 3 personas que actuaran como moderadoras del proceso, elegidas por todo el grupo y a las cuales se les otorgaran facultades para revisar y editar los puntos, tratando de mantener la coherencia y eliminar la redundancia, además de encargarse de negociar cuando se presentaran incomodidades. (Daniel Miranda)
De acuerdo con los comentarios que leì en el transcurso del proceso, note que habìan personas temerosas de realizar cambios a las propuestas hechas por otras personas, creo que les incomodaba el hecho de herir suceptibilidades...., esto no puede pasar, ya que el propòsito es construìr en forma proactiva, nunca lo hacemos por mortificar a nadie. (Flor Nancy Dìaz)
4. Herramientas utilizadas:
Inicialmente se utilizó el correo electrónico para establecer una comunicación sobre el inicio del proceso (Diana Eslava)
Las Herramientas fueron internet (mail,wiki,link),procesadores de texto, reuniones en el salon de clase (Manuel Chacón)
Otra herramienta usada inicialmente a nivel del grupo de las 5 o 6 personas fué el chat. (Sandra P. Cortés N.)
Tambìen se usaron herramientas de voz (telèfono)(Flor Nancy Dìaz)
5. Dificultades (errores, discusiones, miedos, afanes) :
Cuando se inició la construcción del Decálogo de la Gestión de Información, no medimos la importancia que tendría dentro del esquema general de la materia y de la Especialización, razón por la cual no se invirtió el tiempo necesario para esta actividad; el resultado inicial no fue el esperado.
Podría sonar a excusa, pero en ese momento no contábamos con una herramienta eficiente que permitiera integrar y facilitara el intercambio de información; el primer intento de Decálogo fue gestionado a través de correo electrónico, con las dificultades propias de este medio. (No recepción de correos, demora en la respuesta, demora en el concenso general).
Adicionalmente, el tiempo definido para esta actividad fue solamente el día viernes, de tal manera que los aportes que quedaron incluidos fueron los que se alcanzaron a generar en un sólo día. (Sonia Ortiz)
El sábado anterior, quisimos definir conjuntamente en clase algunos nuevos puntos para el Decálogo y se vió la participación de una gran parte de los integrantes del grupo. No obstante, se evidencian las dificultades que genera el esquema de debate, en donde se encuentran diferentes actitudes frente al objetivo.
Posteriormente, se nos presentó la herramienta Wiki, que ofrece una serie de beneficios que prometen aliviar algunas de las situaciones presentadas anteriormente, respeta la disponibilidad de tiempo de los participantes y garantiza la divulgación de la información para todos los miembros del equipo.
Pero se genera -o se evidencia?- una nueva dificultad: no se cuenta todavía con la participación de la totalidad de los colaboradores y durante el primer día del wiki no se tienen aportes de todos. (Andrés Gordillo)
Las Dificultades surgen inicialmente porque no hay consenso de como llevar a cabo un producto final, segundo antes de tener wiki como herramienta nadie asumio responsabilidad y en este tipo de actividades generalmente se necesita tiempo y espacio para la discusión. (Manuel Chacón)
Al principio da miedo, desespero porque no sabes como usarlo y no te salen las cosas, entonces hay que tomar los concejos de la profesora y calmarnos, pedir ayuda y asi empezar a practicar hasta que llega el momento en que hay practica y se pierde el miedo y se saben hacer las cosas.
Todos estos temores que surgen, por tratarse de una metodología diferente y una herramienta nueva, fueron disipandose a medida que cada uno ingresó al wiki y fue descubriendo los beneficios. (Andrés Gordillo)
Es dificil entender las ideas que otros quieren plasmar y a su vez ajustarlas para que sean claras para todos, existe un gran temor de corregir una palabra por minima que sea.
Estamos acostumbrados a equipos pequeños, muchas veces no conocemos la forma de pensar de todo el grupo y esta herramienta es interesante en la medida en que cada uno ha enriquecido el producto final y ha dado a conocer su opinión con respecto a los puntos del Decálogo.
No solo el uso de esta herramienta puede ser la forma de creacion del decalogo, creo que la mejor forma de llegar a la culminacion de uno excelente, seria por medio de debates en clase en donde se puedan defender o refutar cada una de las ideas expuestas para la generacion del mismo.
Culturalmente cuando uno está estudiando piensa es en lo que quiere ver el docente en los trabajos que solicita,en este caso el decálogo,esto hace que se limiten nuestras ideas y que realmente lo que nosotros pensamos no se refleje en los aportes que realizamos, en conclusión si existe el miedo a equivocarse.(Adriana Morales)
Aunque todos hemos hecho aportes en poca o gran medida, es importante que lo que quede plasmado sea el reflejo de un convencimiento colectivo. (Juan Manuel Gaviria L.)
Los aportes de cada uno al decálogo inicialmente fueron muy buenos, pero al final se presentó un fenómeno por el cual por el afan de "participar" se incluyeron ideas redundantes y demasiado texto para cada punto, de tal manera que lo que inicialmente era una frase de 3 líneas se convirtió en un texto extenso de casi 10 líneas, lo que desvirtúa el mensaje de cada punto.(Sonia Ortiz)
Como todo proceso que se realiza por primera vez tiene sus inconvenientes. En mi opinión las dificultades obedecieron a que no se fijaron normas específicas, no se da la posibilidad del debate y de la sustentación de las ideas consecuencia de lo anterior, así mismo para muchos el temor al riesgo de enfrentarse a este tipo de metodología, donde se nos exige romper hábitos o paradigmas de trabajo individual o de grupos pequeños para trabajar y aportar dentro de un grupo abierto y extenso. Por ser la primera oportunidad considero el resultado como exitoso.(Jaime Quiroga)
En mi caso particular tuve problemas con la herramienta, ya que cualquier modificaciòn que realizaba no quedaba registrada, entonces me tocaba repetir el proceso. Adicionalmente veo que todo proceso necesita una fase de planeaciòn y no la tuvimos, claro no hubo tiempo ni para pensar en ello, pero en el transcurso del proceso se fueron dando lineamientos que a mi modo de ver fueron aceptados por los participantes. (Flor nancy Dìaz)
Los principales inconvenientes que pude observar son: El curso que venía trabajando en el esquema de pequeños grupos por lo cual había inseguridad en la forma cómo debía darse la participación. Algunas personas aportaban individualmente y otras lo hacían a nivel grupal. El correo electrónico puede ser una buena alternativa para cruzar información pero se genera confusión y es muy difícil que todos puedan leer la cantidad de mensajes que se generan siguiendo un órden lógico. Con este mecanismo no se puede tener control de versiones. (Martha Lucía Mahecha)
6. Aspectos positivos del proceso :
Los factores claves de éxito es tener información de los demás grupos, por mail en la primera entrega se tuvieron todos los decálogos de los grupos. En esta segunda parte la opinion de cada uno de las personas del grupo ha llegado hacer un gran aporte para la construcciòn del decalogo ya que han podido participar de manera remota y en tiempo real en esta actividad, permitiendo esta herramienta de internet observar y analizar el macro real del resultado final, siendo mas efectivos y practicos los aportes de cada uno.
En el transcurso del proceso se detecto la necesidad de definir diferentes link al principio fue dificil ya que habia una estructura ya creada y habia que respetarla, pero en la realización de la actividad esta estructura se quedo corta por lo cual se crearon nuevos link esto ayudo a entender y a aprender de la herramienta y organizar el proceso. (Manuel Chacón)
El proceso nos ha dejado una gran enseñanza en lo que tiene que ver con el trabajo en grupo y en equipo, generalemente cuando asumimos responsabilidades grupales, lo que hacemos es dividir el trabajo y una vez todos han desarrollado su parte se consolida en un solo documento, pero el contenido total, no es siempre conocido por el equipo, de tal manera que se cumple con el producto final pero no hay una asimilación de conocimiento integral al rededor del tema trabajado. Por otro lado la utilización de la herramieta obliga a que todos los participantes se apropien y participen del proceso, logrando con esto el aprendizaje transferido por todo el curso (Flor Nancy Díaz)
Me parece importante resaltar el interés que han tenido las personas que han colocado sus aportes y también el respeto que se ha mostrado por las opiniones de los demás (Diana Eslava)
La utilización de este tipo de herramientas en mi opinión nos ofrece como ventajas que estimula el pensamiento critico de manera constructiva, aportamos ideas al decálogo siempre respetando y manteniendo los conceptos dados por los demás integrantes del curso por eso la razón del volumen de los puntos del decálogo, espero se entienda esto, de igual manera considero que es una forma de promover la sinergia en la ejecución de tareas, nos obliga a ser más concretos con los otros respecto a las ideas que cada uno quiso aportar.(Jaime Quiroga)
Una de las principales ventajas que encontré es que todos pueden hacer sus aportes al documento completo, lo que no se logra cuando el trabajo se distribuye por grupos. Encontré un ambiente de colaboración y solidaridad entre todas las personas, rompiendo el paradigma del trabajo en grupos de 4 que hasta el momento había sido un factor que limitaba la integración. (Martha Lucía Mahecha)
7. La Participación :
Puede decirse que la participación durante el proceso de utilización del Wiki fue incremental. Inicialmente no se tuvo una gran participación de la totalidad de los miembros del grupo, pero a medida que se incluían nuevos conceptos y aspectos dentro del producto, cada uno fue participando aun mas. No obstante lo anterior, se evidencia que aun falta la participación de una parte de los integrantes del equipo. (Andrés Gordillo)
El miedo a una nueva tecnología o herramienta, también afecta la participación; muchas personas no tienen las facilidades ya sea de tiempo o de capacidad (para "cacharrear") y esto les impide ingresar y agregar o modificar la información.(Diana Eslava)
Considero que aunque todavìa falta, para ser la primera vez, hubo mucha participaciòn y objetividad en el proceso. (Flor Nancy Dìaz)
Es importante tener en cuenta que la participación no se mide por el número de mensajes que se incluyan sino por el interés en el tema, el apoyo a los compañeros, la capacidad de entender las opiniones de los demás y finalmente por el aprendizaje que cada uno logra tanto del proceso como del contenido de los documentos construidos por todos. '(Martha Lucia Mahecha)'.
8. Sugerencias y lecciones aprendidas :
En un proceso de generación de información en donde existen muchas personas interesadas debe existir un espacio y un tiempo para definir cuales son las entradas y que es lo que se quiere. La utilización de herramientas como el wiki ayuda a mejorar sustancialmente el producto final elaborado. (Manuel Chacón)
En este tipo de actividades me parece muy importante la retroalimentación de cada uno de los compañeros(as) y la herramienta es un factor importante para tal fin.(Manuel Chacón)
La utilización de la herramieta obliga a que todos los participantes se apropien y participen del proceso, logrando con esto el aprendizaje transferido por todo el curso (Flor Nancy Díaz)
Necesitamos mejorar nuestro mecanismo de negociación como grupo, considero que no fue el mejor y que fue aceptado simplemente porque fue la única propuesta que se hizo (Diana Eslava)
Aunque no ha sido fácil de asimilar la herramienta, es un buen medio para ser utilizado en nuestra actividad diaria. Sin embargo, la tecnología y sus virtudes son un medio para facilitar procesos, pero no debe convertirse en el fin. Personalmente considero que este trabajo estuvo mas enfocado a la herramienta que a lo realmente importante. (Juan Manuel Gaviria L.)
Se debe mejorar en la definición de las normas para negociar, concretar y unificar el concepto de lo que se solicita. Como enseñanza nos deja la sinergia empleada por todos para lograr lo mejor en la construcción del decálogo, la intención de todos fue la de aportar de acuerdo a su conocimiento y experiencia. Es un mecanismo facilitador del proceso de Integración del grupo.(Jaime Quiroga)
9. Otros :
Experiencias con respecto a los puntos del Decálogo
1. Fomenta una cultura basada en el conocimiento
¿Porqué las comunicaciones de las compañias siempre tienden a facilitar su divulgación de la punta de la pirámide hasta la base? En mi organización existen medios masivos de divulgación oficiales que facilitan la transmisión de las ideas de la administración hacia todo el equipo de trabajo. No obstante, no existe ningún medio oficial en el que los empleados puedan manifestar sus ideas y se sientan libres de expresarlas a cualquier nivel. (Aun existe el conducto regular -no sólamente aplicado a las empresas-) Siempre los comentarios deben ser transmitidos a través del jefe inmediato. (Andrés Gordillo)
2. Da buen uso a la Tecnología
Prepara a tu equipo para recibir las bondades de las tecnologías que se dispongan, y esfuérzate por que ellos las accedan, utilicen y apropien, propicia dentro de la organización la creación e implementación de tecnologías y sistemas de información que apuesten por la comunicación, que incentiven a los empleados a participar, tomar partido, formar grupo o equipos de trabajo, con el apoyo y dominio de nuevas tecnologías de información, orientadas a la formación de estrategias para el desarrollo del conocimiento colectivo, el aprendizaje continuo, la comunicación, la colaboración y la búsqueda y generación de información y conocimiento. Permite que la tecnología te ayude a enfrentar nuevos desafíos y no que ésta se convierta en un obstáculo a la hora de conseguir tus metas u objetivos. (Trasladado por Andrés Gordillo)
7. Preocúpate por el desarrollo personal y profesional de tus colaboradores
Al interior del Banco, contamos con herramientas de medición del desarrollo profesional. Dentro de ellas se encuentra la evaluación jefe-funcionario, la cual esta enfocada a la definición de objetivos cumplibles en el termino del año. Estos objetivos no están encaminados únicamente a temas laborales, también al desarrollo personal que presenta el funcionario. Por esta razón es común que dentro de estos objetivos se encuentre la definición de requerimiento para planes de capacitación y promoción. (Andrés Gordillo)
 |
andrésgordillo | Hola Manuel. Muchas gracias por crear el link para plasmar los avances y experiencias sobre el Decálogo. Estoy ingresando algunas observaciones con base en las anotaciones que incluyó inicialmente. | 2006-12-04 18:23:28 | |
| DanielMiranda | Corregí el conflicto de versiones y mejoré el estilo de redacción del punto 8. |
2006-12-04 21:24:15 | ||
| Alexandra Gualdron | Complemente el punto 6 que trata de los aspectos positivos del proceso. |
2006-12-04 22:34:21 | ||
| Alexandra Gualdron | Escribi el conflicto que tuve en el punto 5. |
2006-12-05 08:09:03 | ||
 |
andrésgordillo | Hola. Por favor no olvidemos incluir nuestra experiencia en la elaboración del decálogo. |
2006-12-05 09:02:37 | |
| manuelchacon |
|
2006-12-05 11:16:01 | ||
|
Juan Carlos Cifuentes Leon | Adicione en el punto dos "Creo que la negociacion durante la creacion del decalogo no fue la mejor debido a que se relizo por este medio, no hay un ambiente propicio para debatir y llegar a comunes acuerdos, puesto que no se escuchan o no se documentan en su totalidad los argumentos por los cuales se efectuan dichos cambios." |
2006-12-05 11:21:43 | |
 |
Juan Carlos Cifuentes Leon | Adione en el punto 5 "No solo el uso de esta herramienta puede ser la forma de creacion del decalogo, creo que la mejor forma de llegar a la culminacion de uno excelente, seria por medio de debates en clase en donde se puedan defender o refutar cada una de las ideas expuestas para la generacion del mismo" |
2006-12-05 11:22:36 | |
| Yady Isabelle González Quintero | No hay tiempo en clase para discutir los puntos. Se requiere de mucha voluntad para trabajar vitualmente y compromiso de todos. Sigo preocupada porque no todos han contribuido. |
2006-12-05 11:50:14 | ||
| Yady Isabelle González Quintero | Cuando se haga algún aporte en la documentación del proceso se debe escribir de alguna forma quién hizo los aportes (puede ser al final del párrafo (s), para que yo pueda saber quién es quién en el proceso |
2006-12-05 11:51:20 | ||
| manuelchacon | Hola Adicione en el punto 8 la retroalimentación.(factor importante) y en titulo: "aspectos positivos" no todo el parrafo es mio, de hecho creo que hay varios compañeros que realizaron modificaciones del documento inicial, de forma y de fondo, favor documentar si es el caso. |
2006-12-05 15:56:47 | ||
| Yady Isabelle González Quintero | Creo que la documentación del proceso puede ser mas enriquecida en términos de lecciones aprendidas respecto a los puntos que aparecen en el mismo decálogo. De hecho, quien documenta un proceso es quien lo vive, quien lo hace.... y los demás? |
2006-12-06 10:23:03 | ||
| SoniaOrtiz | Adicioné comentarios en el punto 5 con respecto al tiempo para la tarea y los aportes de los miembros del equipo. |
2006-12-06 14:12:08 | ||
|
JaimeQuiroga | Incluí mis comentarios sobre los aspectos 3, 5 , 6 y 8 |
2006-12-06 15:21:49 | |
| DanielMiranda | Agregué mis comentarios en algunos puntos. |
2006-12-06 23:05:02 | ||