Decálogo de la Gestión de Información
1. Fomenta el cambio cultural
El cambio cultural es difícil de fomentar, ya que romper sus convicciones, sus signos de identidad, sus creencias, es una tarea dificil para las personas, pero es importante fomentarlo ya se puede alcanzar un conocimiento mayor de como obtener mejoras tanto en la empresa como a nivel profesional y personal. El objetivo del líder es apoyar y ayudar a su equipo a que nunca se cierren a las nuevas ideas, a los aportes de los demás, para poder enfrentar cambios y así mismo genéralos. El cambio cultural debe llevarse a absolutamente todas las áreas de la empresa, y si se es lider de solo un equipo o de un area se puede fomentar el cambio cultural a todas las personas y áreas con las que interactua por cualquier razon. Los cambios culturales se consiguen lentamente pero se debe ser constante y progresivo, no debe quedarse en lindas ideas, se debe conseguir. Si el lider toma la bandera del Cambio Cultural no debe abandonarla bajo ninguna circunstancia.
2. La comunicación en el día es prioritaria
Cuando hace falta comunicación y en especial aquella que viene desde los niveles de liderazgo, produce algunos fenómenos de preocupación entre la gente y puede llegar a ocasionar un desequilibrio emocional. Es por esto que cuando hay ausencia de información predomina la imaginación, lo cual puede producir ansiedad, depresión, paranoia, obsesión e inseguridad en la toma de decisiones. Los rumores y las mentiras pueden producir un efecto nocivo en la organización. Existe en muchas empresas la tendencia errada de tratar de controlar y retener el flujo de información hacia abajo, por desconfianza, por poder, por manipulación, etc, lo cual es una gran equivocación ya que deben tener en cuenta que si la información fluye sin problemas puede garantizar que su equipo de trabajo sepa que esperar en todo momento. Por otro lado, si el flujo de información es transparente hacia abajo tambien puede exigir que a su vez sea transparente y suficiente hacia arriba, es decir desde sus subordinados hacia usted.
3. Delega con Responsabilidad
Delega los objetivos que se planeen para el desarrollo de la empresa, pero el hecho de delegar no implica que encargues también la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos, calidades y plazos que alguien como líder tiene a su cargo. El saber delegar implica conocer el potencial de cada trabajador a tu cargo y conocer tanto sus fortalezas como debilidades lo cual debe ser muy tenido en cuenta a la hora de adjudicar responsabilidades. El acompañamiento y seguimiento a la gestión de tu equipo es clave para alcanzar el objetivo propuesto pero debe conocerse la línea que separa el apoyo y el acompañamiento de hacer el trabajo de su equipo. Por lo general, los lideres tienden a irse a alguno de los dos extremos, por un lado, unos tienden a no delegar tareas que consideran importantes y quieren estar involucrados en el desarrollo de todo, hasta el punto que no le dan libertad de acción a sus trabajadores, obligándolos a canalizar absolutamente todo a través de él mismo, teniendo como resultado el retraso de tareas y funciones afectando directamente el proceso y por ende el cumplimiento de los objetivos; por otro lado, encontramos a la clase de líder que quiere delegar absolutamente todo y hace responsables a sus trabajadores de los resultados de su área, pero no acompaña, apoya o soporta el proceso, limitándose solamente a exigir y, cuando las cosas no se dan, a culpar y buscar responsables dentro de su equipo sin entender que la responsabilidad siempre será de él mismo y que el único culpable fue su descuido y desinterés. En resumen, el empoderamiento de su equipo de trabajo, midiendo cuidadosamente las capacidades reales en las tomas de decisiones de cada persona, y encontrar el equilibrio entre los casos anteriores es la clave para delegar.
4. Estimula la participación.
Hacer que cada uno de los integrantes del equipo de trabajo esté motivado para que hagan parte de la organización y sientan el compromiso con ésta, aportando ideas para el crecimiento de la misma y que genere de manera positiva tanto a nivel profesional como personal un cambio significativo. En la medida en que los empleados de una organización puedan participar en la toma de decisiones que los afecten y en la medida en que sus ideas y propuestas son tenidas en cuenta, así mismo se incrementará el estímulo y las ganas de participar en los diferentes comunicados de índole corporativo. Por lo tanto, la iniciativa y liderazgo debe contemplar al menos los siguientes temas: * Mantener una actitud dinámica y positiva ante el trabajo, responsabilizándose de la ejecución de las actividades a su cargo.
* Mantener una comunicación clara y fluida, dentro y fuera de la organización, para transmitir y recibir conocimientos y experiencias útiles.
* Promover el liderazgo de compañeros y colaboradores en todos los niveles de la organización, planificando y evaluando su evolución.
* Ser un referente a seguir para compañeros y colaboradores.
* Ser Proactivo y promover a su vez la proactividad entre su equipo.
Las personas Proactivas son aquellas que “toman la iniciativa, emprenden la acción y hacen que las cosas sucedan (tomado de www.mproactiva.com)” y para eso se necesita mas que una política, se necesita toda una filosofía de espíritu emprendedor y colaborativo, se necesitan aquellas personas con la “camiseta puesta” dispuestas a dar el todo por el todo por el logro de los resultados de todo el equipo de trabajo. Para lograr un equipo así es clave el ejemplo, el compromiso ante el aprendizaje, la superación, renovación, cooperación para lograr hacer mejor sus tareas, el saber encaminar de modo creativo los procesos y el espíritu proactivo que el líder muestre ante su equipo en todo momento, se trata de la actitud que se contagie y transmita al grupo.
5. Preocúpate del desarrollo personal y profesional de tus colaboradores
Permite que el equipo de trabajo dedique parte de su tiempo a investigar e innovar de tal forma que existan metas y objetivos a corto plazo por crear, cambiar o mejorar aquellas tareas que brinden valor agregado al trabajo, motiva a tu equipo a estar actualizado y que comparta esos conocimientos para beneficio de todos. Crea espacios de intercambio de vivencias y experiencias, no solo las labores enriquecen al equipo, nos debe interesar que motiva y que preocupa a nuestro equipo mas allá de las puertas de la empresa, conocer a su familia, su pareja, sus hijos, sus actividades personales, sus hobbies, los deportes que practica, las problemáticas que pueda estar presentando en su hogar, sus preocupaciones, sus necesidades y preocuparnos de manera sincera por ellas, tratando de apoyarlos en estos aspectos de la mejor manera posible. Debemos entender que cada persona tiene un mundo que no se limita solamente a lo laboral y que todos los aspectos de ese mundo influyen directamente en su desempeño laboral por lo que si queremos un equipo efectivo debemos preocuparnos por sus necesidades de manera integral. Compartir y conocer los aspectos personales nos ayuda a entender, aceptar y comprender a los compañeros, de esta forma seremos mejores personas aportando no solo al desarrollo de la empresa sino de toda la sociedad.
6. Motivación, el motor de su equipo de trabajo
“No solo de pan vive el hombre”, dice una antigua frase, la cual se aplica 100% a su equipo de trabajo. En el punto anterior se explicaba como promover el desarrollo personal y laboral de su equipo, pero aparte de esto el líder siempre debe mostrar a su equipo de trabajo un “horizonte común” cada vez que presenta un nuevo reto o una nueva responsabilidad, es decir, mostrar no solo los beneficios que esto traerá para la empresa, sino siempre mostrar los beneficios que tendrá para cada uno de los integrantes del equipo de trabajo. Por otro lado, el trato humano, amable, cordial y sobre todo respetuoso a cada uno de los miembros de su equipo de trabajo es la clave para tener un equipo leal y unido alrededor de su líder. Atrás quedaron los tiempos en que el jefe era un símbolo de temor, que gritaba y exigía con malos tratos a su subordinados, que era todopoderoso y la gente le obedecía con miedo pero también con resentimiento. Un jefe así solo tiene un grupo de gente que trabaja solamente motivada por sus necesidades económicas pero que espera solamente encontrar otra oportunidad laboral para poder salir corriendo de allí, y sobre todo un equipo sin lealtad.
7. Documentar todos los procesos
En la actualidad la documentación de los procesos es uno de los factores claves de éxito para compartir información empresarial de forma eficaz. Aquí cobra vigencia lo que se suele decir: “las personas pasan y las instituciones quedan”. Por lo tanto, los responsables de procesos y procedimientos no deben permitir que las personas se vayan con el know how, activo valioso de cualquier empresa. La documentación de lo procesos tanto a nivel operativo como de ejecución de proyectos internos de sistemas de información debe hacer parte de la cultura organizacional y de esta forma agregar valor y contribuir a que la organización a la que pertenecemos se mantenga en el tiempo. Por ejemplo, para las compañías desarrolladoras de software, una documentación de calidad puede fácilmente ser factor diferenciador para entregar proyectos a tiempo, sobresalir en el mercado y por consiguiente lograr un estatus o Good Will que nos permita sobrevivir en un mercado de tecnologías de información tan exigente, cambiante y agresivo.
8. Trabajo en equipo
El trabajo en equipo debe hacer parte de la Cultura Organizacional y debe tocar aspectos como:
- Contribuir activamente a que el equipo al cual pertenezco cumpla con los objetivos tanto de mediano como de largo plazo.
- Adoptar una actitud negociadora teniendo en cuenta los diferentes intereses en juego y convertirnos en un agente que facilita la resolución de conflictos que se presenten al interior del equipo de trabajo.
- Anteponer los intereses del grupo a los particulares, a la hora de tomar decisiones.
- Saber trabajar en equipos interdisciplinarios, de distintas unidades, empresas, países en un clima de confianza y respeto.
9. El equipo sera tu reflejo
Crea un equipo cohesionado y motivado, con objetivos, funciones y responsabilidades claras. El manejo de las responsabilidades estratégicamente adjudicadas es clave en el resultado final de las tareas ya que evita la duplicación de esfuerzos y la perdida de energía enfocada en objetivos ya cubiertos. Si no existe claridad en la responsabilidad de las tareas tendrá como resultado a todo el equipo y a su vez a ninguno de sus integrantes trabajando en la tarea. Se pueden adjudicar responsables de cada tarea sin que esto implique que esta persona necesariamente tiene que hacer todo el trabajo, cada persona puede estar liderando un aspecto especifico y a su vez colaborando en el desarrollo de otros. Si el líder es responsable y organizado debe tener a su vez un equipo con las mismas características, si su equipo es desorganizado esa será la imagen que el lider refleje ante el resto de la empresa.
El equipo es el reflejo del líder que les marca el camino y les indica como llegar a él, permite que aprendan de tus experiencias brindando conocimientos y asegurándote que se perciban y se utilicen correctamente, de tal forma que prepares a los miembros de tu equipo para ser futuros lideres, tus seguidores que los motive por crecer y saber hacia donde puede estar su futuro, de esta forma todos evolucionaran y serán productivamente mejores.
10. Calidad en la Gestión de información
La información que recibimos debe ayudarnos a hacer una excelente gestión de nuestras responsabilidades manteniendo siempre una actitud proactiva. La calidad en la gestión debe contemplar al menos los siguientes aspectos:
· Utilizar con rigor y eficiencia los recursos, para cumplir los objetivos en el plazo establecido y con el nivel de calidad y rentabilidad exigidos.
· Identificar con rapidez los puntos clave de una situación, para optimizar la toma de decisiones.
· Buscar la mejora permanente, implantando ideas sencillas y prácticas en actividades y procesos.
· Observar un cuidado sentido ético en todas las actuaciones comportándose con profesionalidad y honradez.
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Alexandra Gualdron | Hola muchachos, yo di mis opiniones en el otro decalogo, ya que no tenia claro que tocaba hacer por haber faltado a clase, ahora que se que nos toca hacer nuestro propio decalogo, les cuento que gracias a Jhaydiwe Forero Noreña que creo el link, yo cree la pagina para que podamos colocar nuestras opiniones. y creemos el decalogo. acabo de colocar aportes en el punto 6 y 8. espero que entre hoy y mañana logremos el objetivo. | 2006-12-06 18:49:35 | |
| Alexandra Gualdron | Hola compañeros estos son los puntos que yo coloque basandome en la informaciòn que tenia, si quieren agregar o hacer cambios bienvenidos. |
2006-12-06 19:06:23 | ||
| astro | Hola Alexandra, menos que aclaraste esto por que yo habia leido estos aportes en el otro decalogo y me entro preocupacion que estuvieramos copiando. |
2006-12-06 21:57:11 X | ||
| esperanzahernandez | chicos ya hice algunos aportes en la documentacion del proyecto espero mañana a primera hora ingresar los puntos que me tocaron en el decalogo2 |
2006-12-06 22:46:01 | ||
| JhaydiweForero | Compañeros no ingrese con mi usuario para hacer los ajustes y quede como usuario astro. |
2006-12-06 22:55:12 | ||
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Henry Ospino Corredor | Hola chicos, actualizado numeral 7. |
2006-12-06 23:30:00 | |
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Henry Ospino Corredor | Hola chicos, actualizado numeral 8. |
2006-12-06 23:47:38 | |
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Henry Ospino Corredor | Hola chicos, actualizado numeral 2. |
2006-12-07 00:20:26 | |
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RonnyCastro | Realice aporte al punto 4 |
2006-12-07 00:25:13 | |
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Henry Ospino Corredor | Hola chicos. Actualizado numeral 4. |
2006-12-07 00:56:17 | |
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Henry Ospino Corredor | Hola chicos. Actualizado numeral 10. |
2006-12-07 01:08:18 | |
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RonnyCastro | Me parece muy bien Henry.. |
2006-12-07 01:08:49 | |
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JhaydiweForero | Muy bien chicos, ya logramos tener los 10 puntos, creo que los que podemos hacer es de acuerdo a los puntos que nos toco a cada uno hacer el resumen y concretar teniendo en cuenta las sugerencias y las observaciones entragadas al decalogo 1, donde se aclaro que no debe quedar mas de un parrafo, debemos verificar que sea audaz y que motive a cumplirlo. |
2006-12-07 05:46:42 | |
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Alexandra Gualdron | Hola muchachos hice lo siguiente para dejarlo en el final, me dicen 1. Amplie todo el punto 3. 2. Como vi que el punto 4 y 6 eran basicamente lo mismo los uni en un solo punto y lo modifique un poquito. 3. Remplaze el punto 6 por otro nuevo llamado "Motivación el motor de su equipo de trabajo" ya que me parece un factor clave que no tenia su propio espacio en el documento. 4. Amplie el punto 5 |
2006-12-07 10:35:02 | |
| esperanzahernandez | Chicos ya complemente algo mas de los puntos 3, 4 5 y 9 de igual forma corregí algunas reacciones que no son muy claras por favor tenga en cuanta la puntuación y la ortografía |
2006-12-07 12:25:01 | ||
| Alexandra Gualdron | Hola chicos complemente para que sea el final del punto 1 lo siguiente: " El cambio Cultural debe llevarse a absolutamente todas las areas de la empresa, y si se es lider de solo un equipo o de un area se puede fomentar el cambio cultural a todas las personas y areas con las que interactua por cualquier razon. Los cambios Culturales no se dan de la noche a la mañana es un proceso lento, pero debe ser a su vez constante y progresivo, no debe quedarse no mas en lindas palabras y después abandonarse con el tiempo, que es lo que generalmente pasa, Si el lìder toma la bandera del Cambio Cultural no debe abandonarla bajo ninguna circunstancia." |
2006-12-07 17:45:53 | ||
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Alexandra Gualdron | En el punto 2 lo complemente para que sea el final, lo siguiente: "Existe en muchas empresas la tendencia errada de tratar de controlar y retener el flujo de información hacia abajo, por desconfianza, por poder, por manipulación, etc, lo cual es una gran equivocación ya que deben tener en cuenta que si la información fluye sin problemas puede garantizar que su equipo de trabajo sepa que esperar en todo momento. Por otro lado, si el flujo de información es transparente hacia abajo también puede exigir que a su vez sea transparente y suficiente hacia arriba, es decir desde sus subordinados hacia usted." |
2006-12-07 17:46:44 | |
| sandra cortes | Hola, hice algunas modificaciones en el punto 1. |
2006-12-08 20:30:46 | ||
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sandra cortes | Hola ya se realizo actualización del punto 1 |
2006-12-08 20:32:11 | |