Cómo Organizar Eventos para la Comunidad de Software Libre

Introducción

El siguiente documento no es más que una recopilación de consejos prácticos para tener en cuenta al momento de organizar un evento o actividad dentro del marco de los objetivos y dinámica de la comunidad de Software Libre. La misión que impulsa este documento es procurar el óptimo desarrollo de congresos y actividades colectivas alrededor de los temas que nos aglutinan, generando el mejor impacto para todos los asistentes y participantes.

Recuerde que la realización de un evento de Software Libre, es una misión que requiere de mucha responsabilidad y preparación y sobre todo, que un evento mal organizado es un paso atrás en nuestra incesante lucha por la difusión del Software Libre en nuestro país; tengalo en cuenta.

Los eventos son una parte fundamental dentro de nuestro conjunto de mecanismos de difusión y de diversión (porque aprendemos mucho y siempre conocemos gente nueva), y por ello, debemos preocuparnos por hacerlos de la mejor manera posible. Es por esta razón, que varios miembros de la comunidad hemos decidido crear este documento para orientar a aquellas personas o grupos de usuarios, interesados en desarrollar actividades como congresos, seminarios, etc.

Esperamos que este documento sea constructivo y ayude a impulsar el desarrollo de nuevos y mejores eventos en todos los rincones del país.

Principios Básicos

Cualquier tipo de evento que implique la convocación de grupos de personas o publico en general, requiere de una logística mínima que implica la participación de un grupo de organizadores (al menos 3). En otras palabras, nunca intente desarrollar una actividad de difusión si usted es el único disponible para organizarla. Un evento organizado y dirigido por una sola persona tiene todas las probabilidades del mundo para ser desorganizado y finalmente un fracaso. Para organizar un evento, seleccione su equipo de trabajo y asegúrese de contar con personas tan interesadas, pro-activas y responsables como usted.
Cuando escoja la fecha para realizar su evento, verifique que dicha fecha no coincida con otras actividades importantes de la comunidad de Software Libre o con actividades que influyan la asistencia del publico objetivo al evento (ej: Flisol, JSL, etc). Revise la sección de Eventos de El Directorio para confrontar fechas y evitar cruces.
Garantice los equipos (videobeans, mesas, multitomas, etc) y los espacios en donde se van a desarrollar las charlas o talleres durante el evento. Defina claramente los horarios en los que se va a realizar cada actividad y garantice un intermedio de mínimo 10 minutos entre cada una de ellas. Si piensa desarrollar el evento en una institución académica o similar, asegúrese de reservar todos los espacios que requiera con al menos 1 mes de anticipación. Incluya todos los elementos de logística que requiere en un inventario que le permita llevar el control de los mismos antes y después del evento.
Diseñe una campaña de difusión para el evento, aunque sea sencilla (afiches, volantes, correos, anuncios, pagina web), pero hagala al menos una semana antes de la realización de la actividad que desea desarrollar. Si desea hacer un llamado a conferencistas, entonces incluyala en su campaña y procure hacerla con la mayor anticipación posible (1 mes antes, como mínimo). No sobra decir que la sección de noticias y la lista de correo de Colibrí son excelentes espacios para hacer difusión de actividades.
En función de los espacios asignados y de los conferencistas confirmados, elabore un programa con todas las actividades que aspira a desarrollar durante su jornada de trabajo e incluyalo en todos los afiches o piezas de difusión que elabore dentro de su campaña de anuncios.
Para organizar una agenda ó programación del evento, pregunte a sus invitados cuánto tiempo emplean en sus intervenciones y de acuerdo a la cantidad de ellas busque proporcionar el tiempo suficiente para cada uno considerando las preguntas y el cambio de interlocutor.
Construya un directorio teléfonico de los conferencistas o invitados y proporcione el suyo, hay que estar conectados hasta la realización del evento.

Tips

Días antes del Evento

Nunca intente desarrollar un evento de un día para otro. La experiencia nos ha demostrado que es el peor negocio del mundo.
Asigne tareas especificas a cada uno de los miembros de su equipo de trabajo. Defina quien será el presentador, quien estará pendiente de la logística de presentaciones, quien estará afuera del auditorio o salón atendiendo a los asistentes, etc. De la buena coordinación de su equipo de trabajo, depende el éxito del evento. Garantice que todo su equipo de trabajo lo pueda apoyar hasta el final del evento, que para los organizadores suele ser una hora después de finalizada la ultima actividad.
Si puede imprimir escarapelas para los expositores y conferencistas, hagalo; es un detalle coqueto, que denota organización.
Solicitar la inscripción previa al evento, por parte de los asistentes (ej: a través de un formulario web o un correo), puede ayudarle a calcular el numero de participantes que tendrá el día en el que las actividades tienen lugar. Esto puede ser muy útil para dimensionar el nivel de logística que va a necesitar (ej: refrigerios, numero de asientos, etc).
Un día antes del evento, o al menos 1 hora antes de iniciar la primera actividad, asegúrese de señalizar el camino a los lugares en donde se van a desarrollar las charlas. Generalmente, nuestros congresos se desarrollan dentro de instituciones educativas, cuyos salones o auditorios se encuentran ubicados en sitios posiblemente desconocidos para los asistentes al evento, por ellos es importante colocar carteles y notas que indiquen a las personas, como llegar desde la entrada de la edificación, al salón o sitio exacto en donde se llevará a cabo el congreso. Si es posible, ponga un afiche en la puerta de acceso principal el día en que se desarrolla su actividad.

Durante el Evento

El día del evento, procure designar a alguien para que este pendiente de la llegada de los conferencistas, pues son el alma del evento y seguramente no saben como llegar a las aulas o auditorios en donde deben presentarse.
Si tiene la disponibilidad del equipo de trabajo para hacerlo, instale un puesto de registro a la entrada del evento. Esta información puede ser de utilidad para futuras versiones de la misma actividad o como herramienta para contactar a los asistentes por diversas razones (ej: enviarles las memorias o información adicional).
A menos que cuente con un gran apoyo económico y un equipo de trabajo numeroso, procure que la duración de su evento, no sea superior a 1 día (una mañana y una tarde, máximo). En caso de que decida utilizar las dos jornadas, procure no colocar actividades al medio día, para que los asistentes puedan ir a almorzar y a tomar un descanso.
Sobre asistencia: Si los conferencistas son el alma del evento, es bueno garantizar por cuestiones de respeto y organización una cantidad mínima de público a los mismos, esta parte suele ser en algunos casos mas complicada que el conseguir a los propios conferencistas, esta situación suele ser notable en sitios donde se esta hasta ahora empezando a impulsar el software libre.
Controle el tiempo de las intervenciones de los conferencistas ó invitados y por favor, tenga en cuenta el tiempo de preguntas y del feedback de los asistentes.

Después del Evento

Procure finalizar la jornada con una actividad lúdica: Un conversatorio en un bar, etc.
Asegúrese de recoger y de entregar todos los elementos de logística que haya solicitado en calidad de préstamo para ese dia.